Organiser une Séance Photo d’Entreprise Réussie

Faire appel à un photographe professionnel pour une séance photo en entreprise est une démarche stratégique pour renforcer votre image de marque. Qu’il s’agisse de portraits d’équipe, de photos individuelles ou de visuels pour votre site web, la planification est essentielle pour garantir le succès de la séance. Voici un guide pratique pour organiser efficacement votre séance photo et éviter les imprévus.

Avant même de contacter un photographe, établissez une liste complète et claire des personnes à photographier. Ainsi, la demande sera plus précise et ça évitera de passer d’un prix pour une séance photo de 6 à 38 personnes en cours de route.

Nos équipes vous accompagneront pour définir ce qui doit être inclus ? Portraits individuels, photos d’équipe ? Et surtout la destination de ces photos.

Prévoyez une marge pour d’éventuels ajouts de dernière minute.

Une bonne planification permet de gagner du temps précieux le jour de la séance et d’éviter les oublis. Pour notre photographe, avoir une liste exhaustive lui permet de vérifier qu’il n’a pas oublié personne le jour venu.

Dans certains cas, nous aurons besoin de modèles pour jouer les « faux clients », ce que nous pouvons vous fournir mais cela se planifie bien à l’avance pour vous permettre d’avoir le choix des personnes.

✅Astuce: Partagez cette liste avec le photographe pour qu’il puisse organiser les prises de vue efficacement. Le photographe pourra aussi mieux nommer les photos avec le nom des employés en notant la liste. Si le photographe doit gérer seul sa journée de prise de vue, ce que nous conseillons pas, pensez à laisser le numéro de téléphone des personnes à photographier pour qu’il puisse rejoindre les retardataires.

Le choix de l’espace est crucial pour la réussite de vos photos. En amont de la séance, nous vous faisons part de nos besoins logistiques. Il faut donc réserver la salle ou s’assurer que le lieu désiré sera disponible. Mettre toute une équipe dehors parce que l’on a oublié de réserver la salle de réunion, peut être contre productif..

Pour des mises en situation, réservez une salle calme, spacieuse et lumineuse si possible. La lumière naturelle est idéale. Toutefois, pour des portraits, nous travaillons au flash et gérons ainsi notre propre lumière.

Si la séance se déroule dans un environnement de bureau ou d’usine, assurez-vous de faire un bon ménage. Évitez les piles de documents, les objets encombrants ou tout ce qui pourrait nuire au visuel et détourner le regard du spectateur.

Tous nos équipements sont autonomes en électricité mais pour de longues séances (une journée entière), assurez-vous d’avoir des prises électriques accessibles pour le matériel photo.

✅Astuce: Visitez l’espace avec votre photographe ou envoyez-lui des photos à l’avance. Personnellement, j’aime mieux planifier une rencontre virtuelle de type FaceTime. Cela m’aide à prévoir l’équipement nécessaire (flash, arrière-plan, etc.).

Une communication ouverte et régulière avec le photographe est la clé pour une séance réussie. En effet, les manques de communication sont souvent la base des problématiques le jour de la séance photo. Voici les informations essentielles à lui transmettre :

• Changements de dernière minute: Si l’espace convenu est modifié ou s’il y a des imprévus, avisez-le dès que possible. Pour vous, ça ne change pas grand chose. Pour nous, c’est peut-être un changement d’objectif pour avoir plus de profondeur ou un flash sur pied. Nous n’apportons pas tout son matériel à chaque fois!
• Le nombre de personnes: Si plus de personnes que prévu doivent être photographiées, le photographe doit s’ajuster. Une séance photo pour 3 personnes ne prend pas le même temps et ne coûte pas la même chose que 12 personnes.
• Si votre entreprise a des normes précises, une charte graphique, un dress code, il est essentiel de le savoir pour apporter le bon matériel.

Imprévus: Des retards ou des absences? Pas de stress, nous nous adaptons mais communiquez rapidement pour que nous ajustions le déroulement de la journée.

Malgré la meilleure des organisations, il y a presque toujours des absents lors d’une séance photo en entreprise. Entre les maladies, les plannings et les déplacements imprévus, il est important d’anticiper ce scénario. Il est donc courant que je repasse en entreprise pour photographier 4-5 absents.

Focalisez-vous sur les présents : Votre séance sera réussie même s’il manque une ou deux personnes. Votre nervosité à l’idée d’avoir des manquants est parfois pire pour l’atmosphère que leur absence.

On peut prévoir une seconde séance pour les absents, si nécessaire, ou organisez un rattrapage plus tard. Oui, il y a des frais additionnels. Donc, on priorise une reprise qui regroupe plusieurs personnes.

✅Astuce: Ne laissez pas les absents générer du stress inutile. Concentrez-vous sur la qualité des photos pour ceux qui sont disponibles. On ne remet pas pour un employé absent sur 50 personnes, même si c’est le patron.

Pour éviter de perdre du temps, planifiez un horaire détaillé. Profitez-en pour discuter avec votre photographe pour savoir combien de temps il a besoin.

• Bloquez des plages horaires pour chaque personne ou groupe. Assurez-vous que ceux-ci sont avisés et que vous avez les coordonnés de tous s’il y a de l’avance.
• Assurez-vous que les employés savent à quelle heure se présenter et où. Vaut mieux leur dire de venir plus tôt, ils auront le temps d’aller se regarder dans le miroir que nous installons à chaque séance..
• Prévoyez un peu de temps supplémentaire pour les ajustements ou retards à la fin de la séance.

Pour info, lorsque je fais des portraits d’employés d’un même style, je suis habituellement capable de réaliser 20 portraits par heure. Évidemment, c’est si je n’ai pas à changer d’éclairage ou de lieux en cours de route.

Bonus : Partagez cet horaire avec le photographe en amont. Cela l’aidera à organiser le matériel et à optimiser le temps de prise de vue. Il pourrait même vous dire que vous avez prévu trop ou pas assez de temps pour une prise de vue.

✅Anecdote: Une responsable RH qui n’était pas sur site a tout planifié pour la séance de portait corporate de ses 80 employés avec un timing serré devant l’objectif sauf que l’entreprise industrielle s’étendait sur plus d’un hectare, et elle avait oublié de prendre en compte les déplacements.

Avant la séance photo, vérifiez les droits à l’image et obtenez les autorisations nécessaires auprès des employés si vous n’avez pas inserer cette clause dans leur contrat.

• Consentement écrit : Demandez aux participants de signer un formulaire d’autorisation de diffusion. Cela est particulièrement important si les photos seront utilisées sur le site web, les réseaux sociaux ou dans des supports marketing.
• Transparence : Expliquez l’utilisation prévue des photos pour éviter tout malentendu.
• Règlementation : Respectez les lois en vigueur, notamment le RGPD, qui impose des obligations claires concernant l’utilisation des données personnelles, y compris les photos.

✅ Astuce : Je peux vous fournir des modèles d’autorisation et je peux m’occuper de les faire signer au moment de la séance photo, voir mon article sur mon site d’entreprise sur le droit à l’image de vos salariés.

En collaborant étroitement avec un photographe professionnel et en anticipant les imprévus, vous obtiendrez des photos de qualité qui reflètent l’image de votre entreprise. Prêt à planifier votre séance photo? Je me ferai un plaisir de discuter avec vous de votre séance photo en entreprise!